Miten onnistua kumppaniyhteistyössä?
Kumppaniyhteistyö on usein keskeisenä esillä asiakasprojekteissamme. Autamme asiakkaitamme esimerkiksi rekrytoimaan ja valitsemaan asiakasvastuullisia toimittajaosapuolen edustajia, kumppanihallinnasta vastaavia hankejohtajia ostavan organisaation puolelle, tai hankinta- ja hankejohtamisen liiketoiminnan kehittäjiä.
Kokosin artikkeliin vahvimmin edustettuja ajatuksia ja oleellisia kysymyksiä kumppaniyhteistyöhön liittyen.
Mietinkö hankinnan itse valmiiksi vai hyödynnänkö asiantuntijan apua?
Oli kyseessä sitten palvelu, ICT-järjestelmä tai fyysinen hyödyke, on oleellista miettiä, mitä olemme hakemassa ja mitä tarvitsemme. Useat hankinnan ja myynnin ammattilaiset ovat sitä mieltä, että yhteistyö ja lopputulos ovat sitä hedelmällisempiä, mitä varhaisemmassa vaiheessa keskustelut aloitetaan. Toimittaja voi karkean tason suunnittelussa muun muassa tuoda parhaita käytäntöjä, haastaa tarpeen määrittämisessä ja toimia tukena talon sisäisissä investointipäätöksissä.
Miten valitsen kumppanin?
Kokeneiden hankejohtajien mielestä kriteerit kumppanin valintaan pitäisi aina katsoa tapauskohtaisesti: on tärkeä selvittää, mitä osaamista on talon sisällä, mihin aika riittää, millaisiin haasteisiin pitää pystyä vastamaan, ja mitä rajoitteita asian edistämisellä on. Kysymykset auttavat jäsentämään, mitä kumppanilta odotetaan. Monien hankejohtajien mielestä on erityisen tärkeää löytää win-win-asetelma.
Kansainväliselläkin tasolla valtaisista hankkeista vastannut henkilö kuvasi keskusteluissamme tilannetta näin:
”Perinteinen ”tänne kaikki heti ja halvalla” -lähestyminen ei yksinkertaisesti toimi. Toimittajatkaan eivät ryhdy mihin tahansa. Eikä ostajakaan halua, että toimittajalla on kannattavuusongelma, johon vastataan halvemmilla resursseilla tai laadusta tinkien. Yhteinen määränpää ja toisiaan tukeva osaaminen ovat ensisijaisia asioita.”
Mitä haluan saavuttaa yhteistyöllä?
Kaikilla toimialoilla puhutaan myynnin murroksesta. Tietoa on tarjolla enemmän ja ostaja tekee usein itse pidemmälle vietyjä päätöksiä. Oman ydinosaamisalueen ulkopuolisissa investoinneissa olisi kuitenkin hyvä miettiä, pystynkö arvioimaan ratkaisua tai toteutustapaa, haluanko lopputuloksen vai mieleiseni toteutustavan, ja haluanko ulkoistaa vai keskittyä yhteistyössä arvoa tuottaviin osiin.
Eräs hankejohtamisen ammattilainen tiivisti asian näin:
”Viime kädessä on kuitenkin kyse tulosurheilusta. Tärkeintä on, että pääsemme haluttuun lopputulokseen. Se vaatii eri osapuolilta päätöksenteko- ja reagointikykyä matkan varrellakin.”
Miten toimin yhteistyön aikana?
Ammattilaiset korostavat yhteistyössä läheistä ja läpinäkyvää kommunikointia, sekä yhteiseen maaliin pyrkimistä. On tärkeää olla samalla puolella pöytää, mutta pitää samalla roolit ja vastuut selkeinä. Eräs hankehallinnan esimies on kiteyttänyt näin: ”Tiivis yhteys, seuranta ja statuspäivitykset toimittajan kanssa ovat tärkeitä, muttei kuitenkaan pidä astua heidän tontilleen tai tehdä heidän tehtäviään”.
Onkin hyvä miettiä tarkkaan, mihin asioihin keskittyy. Esimerkiksi: Kumpi on yrityksellenne tärkeämpää, kattavat muodollisuudet, esimerkiksi dokumentointi tai suunnitelman mukaiset kalenterivaraukset, vai ketterä eteneminen? Toimittaja-asiakas-rajapinnassa toimiville on tärkeää tuoda esiin niin kehitysalueita kuin vaikeitakin asioita, ja siten syventää ja kehittää yhteistyötä.
Yhteenvetona
Yllä kuvatut asiat eivät ole erityisen vaikeita näin paperilla, mutta liian usein toimimme irrationaalisesti intuition varassa. Olemme ehkä liian kilttejä tuomaan vaikeita asioita esiin: ostamme ammattitaitoa, muttemme ole valmiita ottamaan sitä vastaan, myymme sitä, mitä asiakas haluaa, emmekä sitä mitä hän tarvitsee, ja niin edelleen.
Monilla aloilla päädytään tästä syystä huvittaviinkin tilanteisiin – hankitaan kiva CRM-järjestelmä ja vasta sen jälkeen otetaan ICT-yksikkö mukaan, ostetaan uusi draiveri lyöntivirheen korjaamiseen, tilataan maastopyörä kaupunkiajoon, tai mennään korvalääkäriin jalkakivusta johtuen, kun se Kalle nyt vaan on niin hyvä lääkäri.
Näissä tapauksissa, ja kumppaniyhteistyössä yleisesti, on kyse pitkälti ihmisistä. Useissa ICT-hankkeissa onkin yleistynyt käytäntö, jossa ulkoinen konsultti toimii hankinnan apuna ostajan puolella – ei vain varmistamassa yrityksen hankinnan kannattavuutta, vaan myös rakentamassa siltaa toimittajan ja asiakkaan välille ja varmistamassa, että yhteistyöllä on yhteinen suunta. Tällaisessa roolissa toiminut hankejohtaja kiteytti asian näin:
”Manageerauksella pääsee tiettyyn pisteeseen saakka, mutta onnistumisen mahdollistavat ihmiset: heidän johtamisensa ja sitouttamisensa”.
Teksti: Esko Oja